Kantor memerlukan 5S untuk menghilangkan ketidakefisienan, mencegah kesalahan, dan membuat pekerjaan lebih lancar. Hal-hal yang perlu diperhatikan di dalam aktivitas 5S di kantor adalah:
- Mengurangi jumlah buku besar, dokumen, formulir, alat tulis, dan sebagainya agar tidak nampak berserakan.
- Mengeluarkan semua pekerjaan administrasi, arsip, alat tulis dan sebagainya, dan mencari cara yang lebih baik untuk menyimpan itu semua. Orang harus dapat mengambil barang yang diperlukan dalam waktu 30 detik.
- Rubahlah pekerjaan yang dilakukan secara individu menjadi pekerjaan berdasarkan kelompok.
- Buat tabel kontrol untuk menunjukkan apa rencana, bagaimana seharusnya dilakukan, dan berapa besar kemajuan diperoleh. Lakukan pemantapan dengan membuat prosedur yang rinci tentang bagaimana harus melakukan setiap langkah.
- Mempelajari dan memperbaiki alat perkantoran. Pekerjaan administrasi harus diciptakan sesuai dengan pekerjaan, bukan sebaliknya. Cara terbaik untuk menyempurnakan formulir adalah dengan mengurangi jumlah/jenis formulir.
- Usahakan untuk menciptakan kantor yang bersih dan rapi. Kantor yang bersih dan rapi berarti tidak ada kotoran atau sampah di plafon, lantai, tembok, meja, lemari arsip, atau dimana saja. Pastikan bahwa segala sesuatu berada dalam keadaan rapi dan teratur.
- Buat standarisasi secara visual.
Kantor dan tempat kerja yang rapi dan bersih akan memberikan kesan profesional, produktif dan tertib bagi pekerjanya serta memberikan dorongan kepada seseorang untuk menyederhanakan segala sesuatu dan sesegera mungkin menyelesaikan setiap tugas yang muncul. Dan tidak menyimpannya atau menunda-nunda penyelesaiannya.
