Memulai program "Continual Improvement"

Dengan meningkatnya tantangan bisnis dewasa ini, maka kesiapan SDM dan peningkatan kinerja perusahaan merupakan sesuatu yang penting untuk dilaksanakan. Untuk itu peningkatan produktifitas, efisiensi dan peningkatan value added dari berbagai proses termasuk peningkatan SDM sangat vital untuk segera dilakukan.
Continual improvement programme menjadi pilihan bagi banyak perusahaan untuk dapat bertahan dalam persaingan bisnis yang semakin keras.

Bagaimana memulai program ini......?

Dari pengalaman penulis didalam menerapkan program continual improvement ini, setidaknya ada 3 hal utama yang perlu diperhatikan didalam perencanaan programnya, yaitu

1. Tujuan
Apa yang ingin dicapai didalam program continual improvement ini perlu jelas di definsikan dari awal, hal ini diperlukan untuk memberi arah perjalanan kita dan juga untuk mengukur sejauh mana perjalanan telah kita lalui.
Ada permasalahan klasik yang biasa terjadi didalam perusahaan dari suatu sistem atau proses kerja yang tidak berjalan dengan efektif dan efisien, seringnya terjadi breakdown mesin sampai dengan problem yang rumit tentang bervariasinya kualitas produk, complain pelanngan, lemahnya ketrampilan SDMnya dan juga mencakup bagaimana meningkatkan daya saing perusahaan didalam kompetisi pasar. Ini semua bisa menjadi trigger didalam pendefinisian Tujuan.
Pakar productivity Joesp M. Juran menyatakan bahwa tujuan program continual improvement itu adalah untuk membantu manajemen di dalam mengembangkan suatu kebiasaan untuk melakukan perbaikan dalam mutu dan mengurangi cost of quality.
Apa yang disampaikan Juran menunjukkan bahwa program continual improvement ini harus terkait dengan peran dan arahan dari Manajemen dimana menjadi arah yang jelas atas apa yang ingin dicapai termasuk business goal yang diharapkan. Dengan tidak selarasnya program continual improvement dengan tujuan bisnis dan komitmen manajemen maka bisa dipastikan program ini hanya akan dapat berjalan ditempat tanpa memberikan impact bisnis yang significant.

2. Metode
Selanjutnya bagaimana metode yang digunakan juga harus benar-benar dipilih yang sesuai dan tepat guna serta kita yang menjalankannya mempunyai kemampuan yang cukup untuk menggunakannya. Secara umum metode harus mencakup 3 hal berikut ini:

- Aspek Teknis, adalah bagaimana mekanisme tahapan didalam melakukan program continual improvement. Ada banyak metode yang ada saat ini, misalnya DMAIC, Six Sigma dan banyak lagi yang lainnya. Dari pengalaman kami semua metode tersebut intinya terdiri dari tahapan identifikasi masalah, menemukan akar permasalahan, melakukan tindakan perbaikan, memantau hasilnya serta memastikan tindakan yang dilakukan sudah efektif dan berjalan secara konsisten dengan hasil yang baik.
- Aspek Management, adalah suatu aspek yang menjadi landasan dan mendukung tahapan-tahapan penerapannya. Yang disebut dengan aspek manajemen adalah infrastructure manajemen yang dapat berupa kebijakan-kebijakan manajemen, kesiapan sumber daya dan system monitoring dan pelaporan, dimana masing-masing saling terkait satu sama lainnya.
- Aspek Sikap dan perilaku, adalah suatu mental dasar yang ditetapkan dan dikondisikan untuk melengkapi aspek teknis dan manajemen didalam melakukan program continual improvement
Dengan mencakup ketiga aspek diatas maka metode dapat ditetapkan dan dipilih untuk sebagai metode continual improvement yang akan digulirkan.

3. Tools
Tools adalah alat-alat yang digunakan untuk melaksanakan metode continual improvement yang dijelaskan diatas. Ada banyak tools yang tersedia saat ini, misalnya check list, Fish Bone diagram, Gant Chart, 5 whys, process mapping, brainstorming, value stream analysis, QFD, ANOVA dan lain-lain. Didalam penggunaannya perlu pemahaman yang cukup dengan mengetahui kelebihan dan kekurangan tools tersebut karena kunci keberhasilannnya adalah bagaimana tools tersebut digunakan secera tepat guna, penggunaan tools yang kurang tepat akan dapat memebrikan hasil yang kurang tepat dan tidak maksimal. Untuk itu diperlukan seseorang yang benar-benar mampu dan menguasai tools tersebut sehingga dapat menghindari salah penggunaan.

Keberhasilan program continual improvement sangat ditentukan oleh konsistensi kita didalam melakukannya dan tidak ada program shortcut, karena program ini perlu kesabaran, ketelatenan dan akan memberikan impact yang significant pada jangka panjang saat program ini sudah melekat menjadi bagian dari budaya kerja perusahaan.


Toto, dari berbagai sumber
Jakarta 17 Agustus 2008

Panduan Praktis penerapan " Pendekatan Proses"

Implementasi Dari Pendekatan Proses
Menurut konteks ISO 9001:2000, proses yang harus dipertimbangkan meliputi 2 hal:
- Proses-proses yang dibutuhkan untuk merealisasikan produk
- Proses-proses lain yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan sistem manajemen mutu secara efektif seperti proses audit mutu internal, proses tinjauan manajemen, proses analisa data dan proses manajemen sumber daya.

Persyaratan untuk seluruh proses di atas dijabarkan pada klausul 4 s/d 8 ISO 9001:2000 :
Klausul 4 : Sistem manajemen mutu
Klausul 5 : Tanggung jawab manajemen
Klausul 6 : Manajemen sumber daya
Klausul 7 : Realisasi produk
Klausul 8 : Pengukuran, analisis dan peningkatan

Penerapan dari pendekatan proses dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut:
Langkah 1
- Identifikasikan proses-proses yang dibutuhkan untuk sistem manajemen mutu dan bagaimana aplikasinya pada perusahaan
- Proses apa saja yang dibutuhkan untuk sistem manajemen mutu perusahaan?
- Siapa pelanggan dari setiap proses (pelanggan internal dan/atau pelanggan eksternal)?
- Apa saja persyaratan yang dituntut oleh pelanggan internal dan/atau pelanggan eksternal?
- Siapakah penanggung jawab proses tersebut?
- Apakah ada proses-proses yang disubkan?
- Apakah masukan dan keluaran dari setiap proses tersebut?
Langkah 2
- Tetapkan urutan dan interaksi antara proses-proses
- Bagaimana aliran proses-proses secara keseluruhan?
- Bagaimana cara melukiskan aliran ini (dapat dijawab dengan melalui pembuatan diagram alir proses bisnis atau peta proses)
- Dokumentasi apa saja yang dibutuhkan?
Langkah 3
- Tetapkan kriteria dan metode untuk memastikan pengeoperasian dan pengendalian proses-- proses berjalan dengan efektif
- Apa karakteristik hasil dari proses yang diinginkan dan yang tidak diinginkan?
- Apa kriteria untuk pemantauan, pengukuran dan analisis?
- Bagaimana cara menggabungkan kriteria dan metode ini ke dalam perencanaan sistem manajemen mutu dan ke dalam proses realisasi produk?
- Apa saja isu-isu ekonomis yang ada (biaya, waktu, pemborosan, dsb)
- Metode apa yang sesuai untuk pengumpulan data?
Langkah 4
- Pastikan ketersediaan sumber daya dan informasi yang dibutuhkan untuk mendukung operasional dan pemantauan proses-proses
- Sumber daya apa saja yang dibutuhkan untuk setiap proses?
- Bagaimana hubungan komunikasinya?
- Bagaimana cara penyajian informasi internal dan eksternal mengenai proses-proses tersebut?
- Bagaimana cara memperoleh umpan balik?
- Data apa saja yang perlu dikumpulkan?
- Dokumentasi apa saja yang perlu disimpan?
Langkah 5
- Ukur, pantau dan analisis proses-proses
- Bagaimana cara pemantauan kinerja proses (kapabilitas proses, kepuasan pelanggan)
- Pengukuran apa saja yang dibutuhkan?
- Bagaimana cara terbaik menganalisis informasi yang didapat tersebut (teknik-teknik statistik)?
- Apa yang dapat disimpulkan dari hasil analisis tersebut?
Langkah 6
- Lakukan tindakan yang dibutuhkan untuk mencapai hasil yang diharapkan dan terus menerus meningkatkan proses-proses
- Bagaimana cara meningkatkan proses-proses?
- Tindakan korektif dan/atau preventif apa yang dibutuhkan?
- Apakah tindakan korektif dan/atau preventif tersebut telah dilakukan?
- Apakah tindakan korektif dan/atau preventif tersebut efektif?

Toto, di sarikan dari standard ISO 90001:2000 series

Narogong, may 2005

Tips berkomunikasi yang effektif

Tentu sudah banyak yang anda ketahui tentang bagaimana melakukan komunikasi dengan baik , namun sudahkah anda mempraktekannya dan merasa nyaman saat berkomunikasi……………..pernahkah anda melakukan tinjauan bahwa cara komunikasi anda telah efektif.

Sejauh mana pesan yang kita sampaikan telah dapat dimengerti dan dipahami oleh lawan bicara kita. Respond adalah indikator yang menunjukkan bagaimana pesan yang kita sampaikan sampai ke lawan bicara kita.

Berikut ini ada beberapa tips sederhana untuk melakukan komunikasi yang efektif

1. Latih diri Anda untuk tidak gugup bila berbicara dengan orang lain.
Ini perlu banyak latihan, misalnya dengan sering tampil berbicara di depan forum yang baru kita kenal atau berbicara secara informal dengan para pimpinan diatas kita. Dengan berlatih Anda akan mulai merasa familiar dan tidak takut salah. Kepercayaan diri atau "keamanan" inilah yang menyebabkan Anda tidak mudah gugup.

Sebagai test, cobalah sering bercanda dan beradu pendapat dengan kelompok teman yg sudah dikenal atau teman baru. Kalau Anda mampu mengatasi berbagai ejekan dan gurauan teman atau anda mampu juga untuk ikut terlobat didalam diskusi, artinya Anda tidak akan mudah gugup dalam berbicara.

2. Pilihlah kalimat seefektif mungkin.
Jika bicara dengan pimpinan, gunakan kalimat langsung pada sasaran pembicaraan. Beri pengantar sedikit tentang jalan ceritanya, lalu to the point pada laporan Anda. Hindari cerita yang tidak perlu.
Berhati-hati jika menceritakan hal-hal pribadi yang tidak ada kaitannya dengan pekerjaan. Begitu lawan bicara Anda paham maksud Anda, jangan mengulang-ulang isi pembicaraan. Lanjutkan pembicaraan, atau hentikan pembicaraan supaya tidak membuang waktu orang lain.

3. Sebisa mungkin, gunakan gaya serius dalam membicarakan pekerjaan. Konsentrasi pada apa yang Anda bicarakan dan tidak melantur kemana-mana. Tunjukkan sikap yang menunjukkan keseriusan Anda. Keseriusan Anda akan ditopang oleh persiapan sebelumnya. Jika Anda telah siap dengan berbagai data dan informasi yang relevan, maka Anda akan siap untuk bicara serius.


4. Gunakan humor seperlunya jika diperlukan untuk mencairkan suasana,
dan jangan berusaha membuat orang lain untuk tertawa. Jika orang lain tidak tertawa, lanjutkan saja pembicaraan.

5. Sikap Anda menentukan kesan lawan bicara Anda. Gunakan sikap santai dan bahasa tubuh yang menunjukkan keseriusan kita tetapi tetap berkonsentrasi pada pembicaraan. Ada beberapa gaya khas, misalnya duduk menaruh kedua tangan diatas meja dan bicara, melipat tangan, memegang buku, sesekali menopang dagu, dll. Anda bisa mempelajari berbagai gaya ini dengan melihat orang lain dan menirunya.

6. Tempo bicara juga menentukan.
Jangan berbicara terlalu lambat. Dan juga terlalu cepat. Ungkapkan dengan optimis dan PeDe dengan kecepatan normal. Hindari menggumam dalam mengatakan sesuatu.

Semoga bermanfaat dan Selamat mencoba

Toto, dari berbagai sumber

Narogong 11 Januari 2008