JIT - The Backbone of lean manufacturing

For many businesses, the biggest expense they face is inventory cost. The never ending struggle of having enough inventory to fulfill orders and leave room for growth while keeping enough cash on hand to meet any need they may meet is the number one cause for business failures, according to the Small Business Association. There are many ways around the skyrocketing costs of carrying a large amount of inventory, and a just in time, or JIT inventory management is one that can increase the business’s bottom line and return on investment.The JIT inventory management strategy is one that is based on the idea that a business can order exactly the right amount of inventory necessary to fulfill their upcoming orders and not a single piece more. This reduces the cost of warehouse space, transportation costs, and other costs that can be reduced by this form of lean manufacturing.

The philosophy associated with this theory is that inventory is considered to be waste, and the lean process of JIT will eliminate that waste. By exposing the hidden causes of inventory, a set or series of signals can be developed that define what the company can use to measure and regulate the inventory necessary to meet the demand needs.Identifying the signals that guide the inventory demand and calculating, harnessing, and predicting the same signals is at the core of the JIT system. Couple this with today’s modern day next day shipping capabilities, and you have a very capable JIT system. The signals necessary to make a JIT system successful are able to be generated with the modern UPC and online tracking systems. By tracking sales and the patterns that follow a business can plot the demand necessary, manufacture the products, and send them out next-day shipping. This model made famous by quite a few companies, but mostly by Dell computers, can greatly increase the quality as well as efficiency of a business.A second aspect of JIT manufacturing is in the setup of the manufacturing plant. The workers, as well as the machines in the plant are oftentimes multifunctional, allowing flexibility in the plant’s ability to manufacture parts as necessary, independent of equipment or personnel status. With small lot sizes, this is the perfect setup for a dynamic, demand-driven supply chain.

In a JIT system, customer orders are generated in a variety of ways. But each one of those ways generates a signal that is processed by the sales department, represented by the lightening bolts in the diagram. Many times, the sales department is nothing more than a remote server that is capable of taking and distributing orders in a JIT system. The necessary components and raw materials are calculated, and the signal is sent to the suppliers and the fabrication assembly to start manufacturing the product. As you can see, because each order generates a new signal, no inventory is incurred.Dell computers is a perfect example of JIT manufacturing. By getting started in the business by manufacturing computers out of his dorm room, Michael Dell quickly learned that he could not spend all of his money on stockpiled parts and equipment. He decided that his computers would be designed exactly to the specifications to the customer, and his selling point would be along the same lines.Without realizing it, his business was the perfect example of JIT manufacturing. His company was founded on the idea that any average person can log on to the internet, and with a little bit of assistance, can identify the parts necessary to build a computer from scratch. When the customer ordered the computer, Michael, in trying to come up with a solution for his dilemma of hot having any money or location to house all of the pieces needed to assemble a computer, stored a few few parts he would need to get the job done, then buy and manufacture new parts, jus as soon as the customer orders them. The raw materials are re-odered, sometimes automatically, and the end user gets a computer that they build online within 15 minutes!Sometimes the end result effects are not always as perfect as planned. When Toytoa decided to shift to a JIT manufacturing process, they hit quite a few bumps in their process capability. The problem that Toyota found is one that will plague all JIT systems that do not make contingency plans for a quickly generated, unannounced increase in demand.Since the entire supply chain system is built around the flexibility and speed of a company to respond to a demand, they do not have the ability to meet large quantity orders quickly. Normally, this is fine, since the large quantities can be forecasted by the signals generated and production increased to meet the demand.However, sometimes demand rapidly increases without any significant explanation. Sometimes it is due to unplanned media coverage, and sometimes it is just due to the viral success of the product. Whatever the reason, the entire supply chain has to be redesigned and pushed to its capacity when one of these unexpected increases in demand shows.

JIT manufacturing was the wave of the future a few years ago, and while it has actually worked for some companies, most have unsuccessfully tried to implement it into their systems. In order to success, JIT manufacturing requires the perfect combination of speed, management, and product… something not many companies have. However, those that do find themselves on the receiving end of severe quality increases and cost decreases.

source: azabadurdeen@yahoo.com

Penerapan 5 S di kantor

Kantor memerlukan 5S untuk menghilangkan ketidakefisienan, mencegah kesalahan, dan membuat pekerjaan lebih lancar. Hal-hal yang perlu diperhatikan di dalam aktivitas 5S di kantor adalah:

1. Mengurangi jumlah buku besar, dokumen, formulir, alat tulis, dan sebagainya agar tidak nampak berserakan.
2. Mengeluarkan semua pekerjaan administrasi, arsip, alat tulis dan sebagainya, dan mencari cara yang lebih baik untuk menyimpan itu semua. Orang harus dapat mengambil barang yang diperlukan dalam waktu 30 detik.
3. Rubahlah pekerjaan yang dilakukan secara individu menjadi pekerjaan berdasarkan kelompok.
4. Buat tabel kontrol untuk menunjukkan apa rencana, bagaimana seharusnya dilakukan, dan berapa besar kemajuan diperoleh. Lakukan pemantapan dengan membuat prosedur yang rinci tentang bagaimana harus melakukan setiap langkah.
5. Mempelajari dan memperbaiki alat perkantoran. Pekerjaan administrasi harus diciptakan sesuai dengan pekerjaan, bukan sebaliknya. Cara terbaik untuk menyempurnakan formulir adalah dengan mengurangi jumlah/jenis formulir.
6. Usahakan untuk menciptakan kantor yang bersih dan rapi. Kantor yang bersih dan rapi berarti tidak ada kotoran atau sampah di plafon, lantai, tembok, meja, lemari arsip, atau dimana saja. Pastikan bahwa segala sesuatu berada dalam keadaan rapi dan teratur.
7. Buat standarisasi secara visual.
   

Kantor dan tempat kerja yang rapi dan bersih akan memberikan kesan profesional, produktif dan tertib bagi pekerjanya serta memberikan dorongan kepada seseorang untuk menyederhanakan segala sesuatu dan sesegera mungkin menyelesaikan setiap tugas yang muncul. Dan tidak menyimpannya atau menunda-nunda penyelesaiannya.

Lima ES ( 5 S )

- Seiri atau Sort
- Seiton atau Set in Order
- Seiso atau Shine
- Seiketsi atau Standarization
- Shitsuke atau Sustain

Apakah metode 5S itu? 5S adalah seiri (pemilahan), seiton (penataan), seiso (pembersihan), seiketsu (pemantapan), dan shitsuke (pembiasaan). Metode 5S merupakan suatu metode yang terdiri atas beberapa tahapan kerja seperti dijelaskan diatas untuk mendapatkan aktifitas kerja yang efektif dan efisien.
5S sangat mudah untuk dipahami dan dimengerti karena pada dasarnya tahapannya adalah sesuatu yang sebenarnya kita sudah biasa lakukan dalam kehidupan sehari-hari, namun untuk menerapkannya dengan benar perlu kegigihan dan kedisiplinan yang tinggi. Dengan 5S membuat pekerjaan kita bisa menjadi lebih mudah dan menyenangkan karena hasilnya akan mengurangi pemborosan waktu kerja kita dan menghindari kesalahan-kesalahan kerja yang tidak perlu yang selanjutnya akan meningkatkan produktifitas kerja dan mutu yang lebih baik secara berkelanjutan.

Seiri = Sort = Pemilahan
Umumnya istilah seiri berarti mengatur segala sesuatu dengan memilah material yaitu buang atau pisahkan material yang tidak digunakan lagi dan simpan material yang masih diperlukan. Buang barang atau pisahkan yang kurang diperlukan sehingga kita dapat berkonsentrasi terhadap barang yang benar-benar penting dan memerlukan perhatian Kita.
Sebenarnya apa yang harus kita lakukan adalah memutuskan dengan tegas bahwa kita harus membedakan antara yang diperlukan dengan yang tidak.

Tahapan yang di sarankan adalah:
- Melakukan penyeragaman pemahaman atas apa yg tidak digunakan dan yang masih digunakan
- Melakukan pemeriksaan atas apa yang kita standarisasi.
- Lakukan proses pemilahan dan pengelompokan yang telah melewati proses pemilahan.

Seiton = Set in Order = Penataan
Seiton berarti menyimpan barang di tempat yang telah kita tetapkan atau dalam tata letak yang benar, hal ini bertujuan untuk mempermudah dan mempersingkat atau menghilangkan waktu untuk melakukan proses pencarian dan juga menghemat tempat.
Yang diutamakan disini adalah manajemen fungsional dan penghapusan proses pencarian. Jika segala sesuatu disimpan di tempatnya demi mutu dan keamanan, berarti kita memiliki tempat kerja yang rapi.
Tahapan yang di sarankan:
1. Pengelompokan material
Misal :
Pertama : Barang yang tidak kita pergunakan dibuang
Kedua : Barang yang tidak kita gunakan, tapi ingin disimpan seandainya suatu saat diperlukan
Ketiga : Barang yang kita gunakan hanya sewaktu-waktu saja
Keempat : Barang yang kadang-kadang digunakan
Kelima : Barang yang sering kita gunakan.
2. Penentuan dan peletakan lokasi penyimpanan (untuk menjamin kualitas, keamanan dan kemudahan pencariannya)
3. Batasan tempat penyimpanan (penetapan masa penyimpanannya)
4. Pelabelan atau identifikasi lokasi penyimpanan
5. Buat peta lokasi penyimpanannya (bila diperlukan)

Seiso = Shine = Pembersihan
Arti dari membersihkan lebih dari sekedar membuat barang bersih. Hal ini lebih merupakan komitmen untuk bertanggung jawab atas segala aspek barang yang Anda pergunakan, dan untuk memastikan semua barang selalu berada dalam kondisi prima.

Pada umumnya ada tiga langkah pembersihan yang benar:
1. Tingkat MakroMembersihkan segala sesuatu dan mencari cara untuk menangani penyebab keseluruhan yang berkaitan dengan keseluruhan gambaran global pekerjaan.
2. Tingkat IndividualMenangani satu tempat kerja tertentu atau satu mesih tertentu.
3. Tingkat MikroMembersihkan suku cadang alat bantu kerja tertentu. Penyebab kotoran dicari dan diperbaiki.

Seiketsu = Standarization = Pemantapan
Pemantapan bisa berarti memastikan bahwa semua kondisi, peralatan, mesin, lingkungan dan kondisi lainnya sesuai dengan aturan yang telah disepakati dan menjaganya agar tetap terpelihara dengan baik.

Beberapa tahapan yang di sarankan adalah:
1. Menetapkan prosedur atau intruksi kerja dan kondisi yang ditetapkan.
2. Melakukan tindakan koreksi dan pencegahan untuk kondisi yang tidak sesuai prosedur
3. Melakukan perawatan secara berkala.

Untuk memudahkan pengendaliannya disarankan dibuatkan visual control, dimana prinsip-prinsip nya adalah sbb:

1. Mudah dilihat dari jarak jauh
2. Pasang peragaan pada barang yang bersangkutan
3. Usahakan supaya setiap orang dapat mudah identifikasi apa yang benar dan apa yang salah
4. Usahakan supaya setiap orang dapat menggunakannya dengan mudah kapan saja
5. Usahakan supaya setiap orang dapat melakukannya dan mudah membuat koreksi yang diperlukan
6. Usahakan supaya dengan melaksanakannya membuat tempat kerja lebih terang dan lebih teratur

Jika kita melakukan hal diatas, Anda akan menemukan bahwa pekerjaan akan jauh lebih lancar dan hasilnya lebih baik.

Shitsuke = Sustain = Pembiasaan
Adalah seluruh prosedur kerja 5S yang telah dijelaskan diatas dilaksanakan secara disiplin, konsisten dan baik disertai dengan ide perbaikan untuk penyempurnaannya untuk mencapai hasil yang lebih baik dan menyenangkan.
Shitsuke (pembiasaan) adalah komitmen masing-masing individu untuk mematuhi peraturan. Tim yang baik bermain dengan menaati peraturan. Di tempat kerja, ketentaraan, maupun di lapangan olahraga, aktivitas tim merupakan aktivitas kooperatif. Setiap orang harus bekerja sama, berpikir bersama, dan bertindak bersama untuk membentuk tim yang kuat. Makin banyak pekerjaan, semakin penting kerja sama diperlukan. Hal ini disebabkan karena kesalahan terkecil sekalipun dapat berakibat fatal. Sistem, Prosedur, dan Peraturan harus ketat dan dipatuhi oleh seluruh anggota tim.

Memulai program "Continual Improvement"

Dengan meningkatnya tantangan bisnis dewasa ini, maka kesiapan SDM dan peningkatan kinerja perusahaan merupakan sesuatu yang penting untuk dilaksanakan. Untuk itu peningkatan produktifitas, efisiensi dan peningkatan value added dari berbagai proses termasuk peningkatan SDM sangat vital untuk segera dilakukan.
Continual improvement programme menjadi pilihan bagi banyak perusahaan untuk dapat bertahan dalam persaingan bisnis yang semakin keras.

Bagaimana memulai program ini......?

Dari pengalaman penulis didalam menerapkan program continual improvement ini, setidaknya ada 3 hal utama yang perlu diperhatikan didalam perencanaan programnya, yaitu

1. Tujuan
Apa yang ingin dicapai didalam program continual improvement ini perlu jelas di definsikan dari awal, hal ini diperlukan untuk memberi arah perjalanan kita dan juga untuk mengukur sejauh mana perjalanan telah kita lalui.
Ada permasalahan klasik yang biasa terjadi didalam perusahaan dari suatu sistem atau proses kerja yang tidak berjalan dengan efektif dan efisien, seringnya terjadi breakdown mesin sampai dengan problem yang rumit tentang bervariasinya kualitas produk, complain pelanngan, lemahnya ketrampilan SDMnya dan juga mencakup bagaimana meningkatkan daya saing perusahaan didalam kompetisi pasar. Ini semua bisa menjadi trigger didalam pendefinisian Tujuan.
Pakar productivity Joesp M. Juran menyatakan bahwa tujuan program continual improvement itu adalah untuk membantu manajemen di dalam mengembangkan suatu kebiasaan untuk melakukan perbaikan dalam mutu dan mengurangi cost of quality.
Apa yang disampaikan Juran menunjukkan bahwa program continual improvement ini harus terkait dengan peran dan arahan dari Manajemen dimana menjadi arah yang jelas atas apa yang ingin dicapai termasuk business goal yang diharapkan. Dengan tidak selarasnya program continual improvement dengan tujuan bisnis dan komitmen manajemen maka bisa dipastikan program ini hanya akan dapat berjalan ditempat tanpa memberikan impact bisnis yang significant.

2. Metode
Selanjutnya bagaimana metode yang digunakan juga harus benar-benar dipilih yang sesuai dan tepat guna serta kita yang menjalankannya mempunyai kemampuan yang cukup untuk menggunakannya. Secara umum metode harus mencakup 3 hal berikut ini:

- Aspek Teknis, adalah bagaimana mekanisme tahapan didalam melakukan program continual improvement. Ada banyak metode yang ada saat ini, misalnya DMAIC, Six Sigma dan banyak lagi yang lainnya. Dari pengalaman kami semua metode tersebut intinya terdiri dari tahapan identifikasi masalah, menemukan akar permasalahan, melakukan tindakan perbaikan, memantau hasilnya serta memastikan tindakan yang dilakukan sudah efektif dan berjalan secara konsisten dengan hasil yang baik.
- Aspek Management, adalah suatu aspek yang menjadi landasan dan mendukung tahapan-tahapan penerapannya. Yang disebut dengan aspek manajemen adalah infrastructure manajemen yang dapat berupa kebijakan-kebijakan manajemen, kesiapan sumber daya dan system monitoring dan pelaporan, dimana masing-masing saling terkait satu sama lainnya.
- Aspek Sikap dan perilaku, adalah suatu mental dasar yang ditetapkan dan dikondisikan untuk melengkapi aspek teknis dan manajemen didalam melakukan program continual improvement
Dengan mencakup ketiga aspek diatas maka metode dapat ditetapkan dan dipilih untuk sebagai metode continual improvement yang akan digulirkan.

3. Tools
Tools adalah alat-alat yang digunakan untuk melaksanakan metode continual improvement yang dijelaskan diatas. Ada banyak tools yang tersedia saat ini, misalnya check list, Fish Bone diagram, Gant Chart, 5 whys, process mapping, brainstorming, value stream analysis, QFD, ANOVA dan lain-lain. Didalam penggunaannya perlu pemahaman yang cukup dengan mengetahui kelebihan dan kekurangan tools tersebut karena kunci keberhasilannnya adalah bagaimana tools tersebut digunakan secera tepat guna, penggunaan tools yang kurang tepat akan dapat memebrikan hasil yang kurang tepat dan tidak maksimal. Untuk itu diperlukan seseorang yang benar-benar mampu dan menguasai tools tersebut sehingga dapat menghindari salah penggunaan.

Keberhasilan program continual improvement sangat ditentukan oleh konsistensi kita didalam melakukannya dan tidak ada program shortcut, karena program ini perlu kesabaran, ketelatenan dan akan memberikan impact yang significant pada jangka panjang saat program ini sudah melekat menjadi bagian dari budaya kerja perusahaan.


Toto, dari berbagai sumber
Jakarta 17 Agustus 2008